Outlook เป็นโปรแกรมจัดการ Email ชนิดนึงครับ มี 2 ตัวคือ Outlook Express กับ Microsoft Outlook ตัว Outlook Express จะเป็นตัวที่แถมมากับ Windows ใช้จัดการ Email ได้อย่างเดียว ส่วน Microsoft Outlook จะเป็นโปรแกรมที่จัดการ Email และข้อมูลส่วนตัวที่มีลูกเล่นเยอะกว่ามาก จะติดมากับชุด Office ทุก Version

ทีนี้เวลาเราใช้งานไปนานๆบางครั้งก็ต้องลง Windows ใหม่บ้าง หรืออยากจะย้ายข้อมูลไปใช้เครื่องอื่น เราสามารถ Backup ข้อมูลเอาไว้ได้ด้วยวิธีง่ายๆดังนี้ครับ

Outlook Express :
1. ส่วนของ Mail
ข้อมูลทั้งหมดจะอยู่ใน
Folder : C:\Documents and Settings\account\Local Settings\Application Data\Identities\{xxx-xxx-xxx-xxx-xxx}\Microsoft\Outlook Express\
copy เก็บมาให้หมดครับ โดย file จะเก็บในชื่อของ folder เลยครับ เวลาย้ายไปก็ copy ไปวางทับของเก่า โดยเราจะต้องเปิด Outlook Express หนแรกให้มันสร้าง Identities ขึ้นมาก่อนนะครับ

*ตรงตัวหนา account จะเป็น user ของใครของมันนะครับ ถ้าใครใช้หลาย user ในเครื่องเดียว ต้องเก็บมาให้หมดนะครับ ส่วนที่เป็น xxx นี่จะเป็นหมายเลข Identities เครื่องใครเครื่องมันไม่เหมือนกัน สามารถสร้างหลายๆอันได้ แต่ปกติไม่ค่อยมีคนใช้หลายอันกัน

2. ส่วนของ Account พวก รายชื่อ Email Username Password
เข้าเมนู Tools\Accounts แล้วเลือก Account ของเรา จากนั้นก็กด Export เราจะได้ file *.iaf มาครับ เวลาย้ายมาก็ใช้ Import ที่เดิมเอาเข้ามาครับ

3. ส่วนของ Address Book
ก็เข้า Address Book (ปุ่มรูปสมุดอ่ะครับ) แล้วก็เข้าเมนู File\Export\Address Book(WAB) แล้วเราก็จะได้ file *.wab มา เวลาใช้ก็ใช้ File\Import เข้ามาครับ

Microsoft Outlook :
1. ส่วนของ Mail
ข้อมูลทั้งหมดจะอยู่ใน
C:\Documents and Settings\account\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\
file ที่ได้จะเป็นก้อนๆ file เดียวหรือ 2 file (outlook.pst,archive.pst) ข้อมูลจะอัดมาอยู่ในนั้นทั้งหมด ทั้ง Mail , Address Book , Contact ฯลฯ

2. ส่วนของ Account พวก รายชื่อ Email Username Password
เหมือนกับ Outlook Express ครับ แหะ แหะ

Tip : ลองสังเกตุดูนะครับเวลาเข้าไปใน Folder ที่ผมบอกข้างบน จะเห็นรายชื่อโปรแกรมที่อยู่ในเครื่องของคุณไม่มากก็น้อย ตามปกติโปรแกรมต่างๆ จะเก็บค่า Config ของโปรแกรมไว้ไม่กี่ที่ครับ หลักๆที่เราสามารถเก็บมาได้ง่ายๆก็ 2 ที่ คือ ใน Documents and Settings และก็ Folder ที่เก็บโปรแกรมนั่นเอง (Program Files)